1) Epost bør sendes som ren tekst og ikke HTML (forutsetning for bilder). Sistnevnte er en vederstyggelighet som tar mer lagringsplass, båndbredde, er en kjent vektor for spyware og inviterer til misbruk. En kan f.eks overvåke mottakeren ved å lenke til et unikt bilde - gjerne logo - på en ekstern server. Avsender kan da enkelt se når filen sist ble forespurt, og med det vite hvis eller når mottakeren åpnet e-posten.
2) Logoer legges gjerne til som vedlegg, og det er god skikk i et sikkerhetsøyemed å holde antall vedlegg til et absolutt minimum.
3) Store signaturer er alltid unødvendige og skaper rot i e-post-tråder.
4) Avsenders personlige frihet er nesten alltid omvendt proporsjonal med størrelsen på signaturen. Her er en tentativ poengliste:
Kun fornavn - 5 frihetspoeng
Avsender er et fritt menneske nær toppen av mulighetshierarkiet. Enhver utveksling vil presumptivt være av større viktighet for deg enn for vedkommende, så han tar juleferie uten mobiltelefon for å prioritere familien, og sletter e-post backlogen når han kommer tilbake på jobb.
Fullt navn - 4 frihetspoeng
Avsender er fremdeles i førersetet i eget liv, men er ikke så nær toppen av mulighetshierarkiet at han kan anta at du vet hvem han er.
Fullt navn med stilling og bedrift - 3 frihetspoeng
Vedkommende vektlegger først og fremst økonomisk frihet ved å være assosiert med bedriften. Kan svare på epost etter klokken fire, men kun unntaksvis.
Fullt navn med stilling og bedrift, logo og kontaktinformasjon - 1 frihetspoeng
Vedkommende er sekretær for ovennevnte og har følgelig mindre økonomisk frihet - dette gjenspeiles derfor i størrelsen på signaturen. Svarer på e-post i helgene.
Alt det ovennevnte pluss legal disclaimer - 0 frihetspoeng
Vedkommende er helt på bunn. Tenk sangen "Sixteen Tons" (I owe my soul to the company store). Avsender er fullstendig i lenker, som Jacob Marley fra Dickens' Christmas Carrol, og vil antakeligvis tilbringe julaften med å svare på e-post. Dette har han redegjort for i signaturen og i microsoft exchange-kalenderen. Barna har sluttet å si "far", og omtaler ham nå med fornavn.
Vis vedlegget 48515